PROCEDURA APERTA PER L'AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI CUSTODIA E GESTIONE IN OUTSOURCING DI PARTE DELL'ARCHIVIO DI DEPOSITO DEL COMUNE DI FERRARA PER IL PERIODO DI ANNI TRE

contract notice

Following the summary about the notice 2024/S 002-003384 dispatched in the year 2024.


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Contracting authority COMUNE DI FERRARA 1 info
Ferrara (ITH56) more authorities
Type of the contracting authority Regional or local authority
Main activity General public services
Type of contract Services
Main CPV code
Place of performance Ferrara (ITH56) more
Country IT; - country: IT
Document type Contract notice
Procedure Open procedure
Type of bid Submission for all lots
Award criteria Lowest price
Regulation European Union, with participation of GPA countries
Publication date 2024-01-03 00:00:00
Deadline 2024-02-02 00:00:00
Values 354˙103.04 EUR (estimated total)

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Section I: Contracting authority

I.1) Name and addresses please identify all contracting authorities responsible for the procedure

Official name
COMUNE DI FERRARA [National registration number: cig 9369967560]
Postal address
Piazza del Municipio n. 2 FERRARA
Postal code: 44121
NUTS code: n.d. tipo 1 N.D. (n.d. tipo 1)
Country
Italy (IT)
Contact person
dott. Francesco Paparella Telephone: +39 0532419284 E-mail: f.paparella@comune.fe.it Fax: +39 0532419397
Internet address(es)
Main address: https://appalti.comune.fe.it/PortaleAppalti/it/homepage.wp
Address of the buyer profile: www.comune.fe.it/contratti

I.4) Type of the contracting authority

Regional or local authority

I.5) Main activity

General public services

Section II: Object

II.1) Scope of the procurement

  • II.1.1) Title

    PROCEDURA APERTA PER L'AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI CUSTODIA E GESTIONE IN OUTSOURCING DI PARTE DELL'ARCHIVIO DI DEPOSITO DEL COMUNE DI FERRARA PER IL PERIODO DI ANNI TRE (Reference number A042C69EE0)

  • II.1.2) Main CPV code

    92512000 Archive services

  • II.1.3) Type of contract

    Services

  • II.1.4) Short description

    Oggetto dell’appalto è l’ affidamento del servizio di custodia e gestione in outsourcing dell'archivio di deposito del Comune di Ferrara per il periodo di anni tre. (Si veda Relazione Tecnico Illustrativa e art. 1 del Capitolato.)

    Ai sensi dell'art. 58 del d.gls 36/2023, l'appalto è costituito da unico lotto in quanto inscindibile funzionalmente.

  • II.1.5) Estimated total value

    Value excluding VAT 354˙103.04 Currency EUR

    for framework agreements or dynamic purchasing systems – estimated total maximum value for the entire duration of the framework agreement or dynamic purchasing system

  • II.1.6) Information about lots

    This contract is divided into lots

    no

II.2) Description

II.2.4) Description of the procurement

Il presente appalto ha per oggetto l'affidamento del servizio di custodia e gestione in outsourcing di pratiche dell'archivio di deposito del Comune di Ferrara, articolato nelle seguenti principali attività:

a. presa in carico della documentazione presso la sede dell’attuale fornitore;

b. custodia;

c. gestione dell'archivio - ricerca pratica su richiesta dell'Ente per consultazione e relativa consegna e successiva ricollocazione in deposito della pratica;

d. messa a disposizione di un portale web per la consultazione delle pratiche dell’archivio;

e. restituzione finale della documentazione in custodia al termine del contratto a cura e spese dell'appaltatore;

L'archivio di deposito del Comune di Ferrara è caratterizzato da:

documentazione pari a metri lineari 3.150 ovvero n. 7533 scatole di formato standard 40x40x30 depositata presso una società esterna (Plurima SpA);

II.2.5) Award criteria

Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents

II.2.6) Estimated value

146˙709.60 Currency: EUR Value excluding VAT:

for framework agreements or dynamic purchasing systems – estimated total maximum value for the entire duration of the framework agreement or dynamic purchasing system

II.2.7) Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system

Duration in months: 36

This contract is subject to renewal: yes

Description of renewals: Si veda art. 3.3 lett. C) del Disciplinare di gara

II.2.10) Information about variants

Variants will be accepted: no

II.2.11) Information about options

Options: yes

Si veda art. 3.3 Lett. B), D) ed E) del Disciplinare di Gara

Section III: Legal, economic, financial and technical information

III.1) Conditions for participation

III.3.1) Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers

List and brief description of conditions

Si veda art. 6 del Disciplinare di gara

III.1.2) Economic and financial standing

Selection criteria as stated in the procurement documents

III.1.3) Technical and professional ability

Selection criteria as stated in the procurement documents

III.2) Conditions related to the contract

III.2.2) Contract performance conditions

si veda capitolato d'appalto

Section IV: Procedure

IV.1) Description

IV.1.1) Type of procedure

Open procedure

IV.1.8) Information about the Government Procurement Agreement (GPA)

The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes

IV.2) Administrative information

IV.2.2) Time limit for receipt of tenders or requests to participate

Date (dd/mm/yyyy): 2024-02-02

Local time (hh:mm): 12:00

IV.2.4) Languages in which tenders or requests to participate may be submitted

  • IT

IV.2.6)Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender

Duration in months: 6 MONTH (from the date stated for receipt of tender)

IV.2.7) Conditions for opening of tenders

Date (dd/mm/yyyy): 2024-02-06

Local time (hh:mm): 11:00

Place

presso una sala del Comune di Ferrara.

la procedura di gara si svolge a mezzo di piattaforma telematica di negoziazione "portale Appalti" del Comune di Ferrara a cui gli operatori economici possono accedere, tramite la propria area riservata, e visualizzare lo stato e le fasi della procedura.

Section VI: Complementary information

VI.1) Information about recurrence

This is a recurrent procurement: yes

VI.2) Information about electronic workflows

  • Electronic invoicing will be accepted

VI.1.3) Additional information

CIG A042C69EE0

Il disciplinare di gara e il capitolato d'appalto costituiscono parti integranti e sostanziali del presente bando, in particolare: il disciplinare contiene le norme per la partecipazione alla procedura di affidamento in oggetto, le modalità di compilazione e presentazione dell'offerta, i documenti da presentare a corredo della stessa oltre che la descrizione della procedura di aggiudicazione. Il capitolato d'appalto contiene la disciplina contrattuale applicabile in sede di esecuzione dell'attività affidata e costituisce, pertanto, schema di contratto che verrà perfezionato con successivo atto pubblico in forma amministrativa.

Per quanto non espressamente richiamato nel presente bando, si faccia riferimento al disciplinare di gara e capitolato d'appalto che, unitamente ai relativi allegati, sono pubblicati sul profilo committente www.comune.fe.it/contratti.

la presente procedura è interamente svolta tramite apposito sistema informatico per le procedure telematiche di acquisto denominato Portale Appalti, accessibile all'indirizzo https://appalti.comune.fe.it/PortaleAppalti/it/homepage.wp.

Responsabile del procedimento dott. Francesco Babetto- Segretario generale del Comune di Ferrara

VI.4) Procedures for review

VI.4.1) Review body

Official name
COMUNE DI FERRARA [cig 9369967560]
Postal address
Piazza del Municipio n. 2 FERRARA 44121 - nuts: n.d. tipo 1
Country
IT
Contact person
dott. Francesco Paparella Telephone: +39 0532419284 E-mail: f.paparella@comune.fe.it Fax: +39 0532419397
Internet address(es)
Main address: https://appalti.comune.fe.it/PortaleAppalti/it/homepage.wp | Address of the buyer profile: www.comune.fe.it/contratti

VI.4.2) Body responsible for mediation procedures

Official name
COMUNE DI FERRARA [cig 9369967560]
Postal address
Piazza del Municipio n. 2 FERRARA 44121 - nuts: n.d. tipo 1
Country
IT
Contact person
dott. Francesco Paparella Telephone: +39 0532419284 E-mail: f.paparella@comune.fe.it Fax: +39 0532419397
Internet address(es)
Main address: https://appalti.comune.fe.it/PortaleAppalti/it/homepage.wp | Address of the buyer profile: www.comune.fe.it/contratti

VI.4.3) Review procedure

Precise information on deadline(s) for review procedures

Entro 30 giorni dalla pubblicazione del bando per motivi che ostano alla partecipazione alla procedura;

Entro 30 giorni dalla conoscenza del provvedimento di esclusione;

Entro 30 giorni dalla conoscenza del provvedimento di aggiudicazione.

Date of dispatch of this notice

Date of dispatch of this notice (dd/mm/yyyy): 2023-12-29

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2 TD_DOCUMENT_TYPE: Contract notice

INFOCODE: 3

2 NC_CONTRACT_NATURE: Services

INFOCODE: 4

2 PR_PROC: Open procedure

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2 RP_REGULATION: European Union, with participation by GPA countries

INFOCODE: 5

2 TY_TYPE_BID: Submission for all lots

INFOCODE: 1

2 AC_AWARD_CRIT: The most economic tender

INFOCODE: 2

2 MA_MAIN_ACTIVITIES: General public services

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3 --- TI_TOWN   value: Ферара

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L: 4 --- key: (P)   value: Услуги на архиви

2 ML_TI_DOC

3 --- TI_CY   value: Itálie

3 --- TI_TOWN   value: Ferrara

3 TI_TEXT

L: 4 --- key: (P)   value: Služby archivů

2 ML_TI_DOC

3 --- TI_CY   value: Italien

3 --- TI_TOWN   value: Ferrara

3 TI_TEXT

L: 4 --- key: (P)   value: Arkivtjenester

2 ML_TI_DOC

3 --- TI_CY   value: Italien

3 --- TI_TOWN   value: Ferrara

3 TI_TEXT

L: 4 --- key: (P)   value: Dienstleistungen von Archiven

2 ML_TI_DOC

3 --- TI_CY   value: Ιταλία

3 --- TI_TOWN   value: Φεράρα

3 TI_TEXT

L: 4 --- key: (P)   value: Υπηρεσίες αρχείων

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3 --- TI_CY   value: Italy

3 --- TI_TOWN   value: Ferrara

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L: 4 --- key: (P)   value: Archive services

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L: 4 --- key: (P)   value: Servicios de archivos

2 ML_TI_DOC

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L: 4 --- key: (P)   value: Arhiiviteenused

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L: 4 --- key: (P)   value: Arkistopalvelut

2 ML_TI_DOC

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3 TI_TEXT

L: 4 --- key: (P)   value: Services d'archives

2 ML_TI_DOC

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3 --- TI_TOWN   value: Ferrara

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L: 4 --- key: (P)   value: Archive services

2 ML_TI_DOC

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3 --- TI_TOWN   value: Ferrara

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L: 4 --- key: (P)   value: Usluge arhiva

2 ML_TI_DOC

3 --- TI_CY   value: Olaszország

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L: 4 --- key: (P)   value: Levéltári szolgáltatások

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3 TI_TEXT

L: 4 --- key: (P)   value: Servizi di archivi

2 ML_TI_DOC

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3 --- TI_TOWN   value: Ferara

3 TI_TEXT

L: 4 --- key: (P)   value: Archyvų paslaugos

2 ML_TI_DOC

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L: 4 --- key: (P)   value: Arhīvu pakalpojumi

2 ML_TI_DOC

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L: 4 --- key: (P)   value: Servizzi ta' l-arkivji

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L: 4 --- key: (P)   value: Archiefdiensten

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3 --- TI_TOWN   value: Ferrara

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L: 4 --- key: (P)   value: Serviços dos arquivos

2 ML_TI_DOC

3 --- TI_CY   value: Italia

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3 TI_TEXT

L: 4 --- key: (P)   value: Servicii prestate de arhive

2 ML_TI_DOC

3 --- TI_CY   value: Taliansko

3 --- TI_TOWN   value: Ferrara

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L: 4 --- key: (P)   value: Služby archívov

2 ML_TI_DOC

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2 AA_NAME: COMUNE DI FERRARA

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2 CONTRACTING_BODY

3 ADDRESS_CONTRACTING_BODY

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L: 4 --- key: (PHONE)   value: +39 0532419284

L: 4 --- key: (E_MAIL)   value: f.paparella@comune.fe.it

L: 4 --- key: (FAX)   value: +39 0532419397

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L: 4 --- key: (URL_BUYER)   value: www.comune.fe.it/contratti

3 DOCUMENT_FULL

3 --- URL_DOCUMENT   value: https://appalti.comune.fe.it/PortaleAppalti/it/homepage.wp

3 ADDRESS_FURTHER_INFO_IDEM

3 --- URL_PARTICIPATION   value: https://appalti.comune.fe.it/PortaleAppalti/it/homepage.wp

3 ADDRESS_PARTICIPATION_IDEM

3 CA_TYPE

3 CA_ACTIVITY

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L: 4 --- key: (P)   value: PROCEDURA APERTA PER L'AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI CUSTODIA E GESTIONE IN OUTSOURCING DI PARTE DELL'ARCHIVIO DI DEPOSITO DEL COMUNE DI FERRARA PER IL PERIODO DI ANNI TRE

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3 SHORT_DESCR

L: 4 --- key: (P)   value: Oggetto dell’appalto è l’ affidamento del servizio di custodia e gestione in outsourcing dell'archivio di deposito del Comune di Ferrara per il periodo di anni tre. (Si veda Relazione Tecnico Illustrativa e art. 1 del Capitolato.)

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3 --- VAL_ESTIMATED_TOTAL   value: 354103.04

3 NO_LOT_DIVISION

3 OBJECT_DESCR

4 SHORT_DESCR

5 P: Il presente appalto ha per oggetto l'affidamento del servizio di custodia e gestione in outsourcing di pratiche dell'archivio di deposito del Comune di Ferrara, articolato nelle seguenti principali attività:

5 P: a. presa in carico della documentazione presso la sede dell’attuale fornitore;

5 P: b. custodia;

5 P: c. gestione dell'archivio - ricerca pratica su richiesta dell'Ente per consultazione e relativa consegna e successiva ricollocazione in deposito della pratica;

5 P: d. messa a disposizione di un portale web per la consultazione delle pratiche dell’archivio;

5 P: e. restituzione finale della documentazione in custodia al termine del contratto a cura e spese dell'appaltatore;

5 P: L'archivio di deposito del Comune di Ferrara è caratterizzato da:

5 P: documentazione pari a metri lineari 3.150 ovvero n. 7533 scatole di formato standard 40x40x30 depositata presso una società esterna (Plurima SpA);

4 AC

5 AC_PROCUREMENT_DOC

L: 4 --- key: (VAL_OBJECT)   value: 146709.60

L: 4 --- key: (DURATION)   value: 36

4 RENEWAL

4 RENEWAL_DESCR

5 P: Si veda art. 3.3 lett. C) del Disciplinare di gara

4 NO_ACCEPTED_VARIANTS

4 OPTIONS

4 OPTIONS_DESCR

5 P: Si veda art. 3.3 Lett. B), D) ed E) del Disciplinare di Gara

4 NO_EU_PROGR_RELATED

2 LEFTI

3 SUITABILITY

L: 4 --- key: (P)   value: Si veda art. 6 del Disciplinare di gara

3 ECONOMIC_CRITERIA_DOC

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3 PERFORMANCE_CONDITIONS

L: 4 --- key: (P)   value: si veda capitolato d'appalto

2 PROCEDURE

3 PT_OPEN

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INFO4: IT

4 LANGUAGE

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L: 4 --- key: (TIME_OPENING_TENDERS)   value: 11:00

4 PLACE

5 P: presso una sala del Comune di Ferrara.

5 P: la procedura di gara si svolge a mezzo di piattaforma telematica di negoziazione "portale Appalti" del Comune di Ferrara a cui gli operatori economici possono accedere, tramite la propria area riservata, e visualizzare lo stato e le fasi della procedura.

2 COMPLEMENTARY_INFO

3 RECURRENT_PROCUREMENT

3 EINVOICING

3 INFO_ADD

L: 4 --- key: (P)   value: CIG A042C69EE0

L: 4 --- key: (P)   value: Il disciplinare di gara e il capitolato d'appalto costituiscono parti integranti e sostanziali del presente bando, in particolare: il disciplinare contiene le norme per la partecipazione alla procedura di affidamento in oggetto, le modalità di compilazione e presentazione dell'offerta, i documenti da presentare a corredo della stessa oltre che la descrizione della procedura di aggiudicazione. Il capitolato d'appalto contiene la disciplina contrattuale applicabile in sede di esecuzione dell'attività affidata e costituisce, pertanto, schema di contratto che verrà perfezionato con successivo atto pubblico in forma amministrativa.

L: 4 --- key: (P)   value: Per quanto non espressamente richiamato nel presente bando, si faccia riferimento al disciplinare di gara e capitolato d'appalto che, unitamente ai relativi allegati, sono pubblicati sul profilo committente www.comune.fe.it/contratti.

L: 4 --- key: (P)   value: la presente procedura è interamente svolta tramite apposito sistema informatico per le procedure telematiche di acquisto denominato Portale Appalti, accessibile all'indirizzo https://appalti.comune.fe.it/PortaleAppalti/it/homepage.wp.

L: 4 --- key: (P)   value: Responsabile del procedimento dott. Francesco Babetto- Segretario generale del Comune di Ferrara

3 ADDRESS_REVIEW_BODY

L: 4 --- key: (OFFICIALNAME)   value: Tribunale Amministrativo Regionale Emilia Romagna -TAR Bologna

L: 4 --- key: (ADDRESS)   value: Strada Maggiore n. 53

L: 4 --- key: (TOWN)   value: Bologna

L: 4 --- key: (POSTAL_CODE)   value: 40125

INFO4: IT

4 COUNTRY

L: 4 --- key: (URL)   value: http://www.giustizia-amministrativa.it

3 ADDRESS_MEDIATION_BODY

L: 4 --- key: (OFFICIALNAME)   value: NON PRESENTE

L: 4 --- key: (TOWN)   value: NON PRESENTE

INFO4: IT

4 COUNTRY

L: 4 --- key: (URL)   value: http://www.giustizia-amministrativa.it

3 REVIEW_PROCEDURE

L: 4 --- key: (P)   value: Entro 30 giorni dalla pubblicazione del bando per motivi che ostano alla partecipazione alla procedura;

L: 4 --- key: (P)   value: Entro 30 giorni dalla conoscenza del provvedimento di esclusione;

L: 4 --- key: (P)   value: Entro 30 giorni dalla conoscenza del provvedimento di aggiudicazione.

3 --- DATE_DISPATCH_NOTICE   value: 2023-12-29

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